Sistem Pelaporan Pelanggaran (SPP) atau Whistleblowing System (WBS) dalam sebuah perusahaan adalah hal yang krusial. Tujuan implementasi dari SPP yakni untuk memastikan keamanan dan kesejahteraan karyawan, serta menyokong integritas organisasi secara keseluruhan.
Sebagai perusahaan terbuka, TBS pun telah mengimplementasikan SPP. John Suwardi selaku SVP Internal Audit & Risk Management, menyatakan bahwa pelaporan pelanggaran ini diperlukan untuk kesejahteraan TBS sendiri. “Jika kita ingin perusahaan kita sehat, kita butuh kerja sama dari pemangku kepentingan untuk melaporkan segala bentuk pelanggaran melalui SPP. SPP adalah media untuk mengumpulkan laporan-laporan tersebut ,” ungkap John.
Kami menerapkan SPP sebagai bagian dari komitmen Good Corporate Governance (GCG). Mengusung prinsip Transparansi, Akuntabilitas, Tanggung Jawab, Independensi, dan Keadilan, penerapan GCG memastikan bahwa sebuah organisasi bertanggung jawab dalam menjalankan manajemen dan operasi hariannya.
Pemangku kepentingan—seperti karyawan, pemegang saham, dan pihak eksternal yang berhubungan dengan TBS—dapat menggunakan sistem pelaporan pelanggaran pada situs web resmi TBS. “TBS sudah mengakomodir SPP pada website TBS sehingga memudahkan para pemangku kepentingan untuk melakukan pelaporan. Desain dari SPP pada website baru kami, sudah lebih eye-catching dan accessible dimana terdapat logo whistle pada setiap halaman website TBS.”
Sistem pelaporan pelanggaran di TBS cukup mudah. Setelah pengajuan laporan ditinjau, maka akan diadakan investigasi menyeluruh. Jika telah terkumpul data-data yang cukup, laporan tersebut akan diteruskan kepada direktur utama dan komite audit untuk ditindaklanjuti. “Walau masih relatif baru, kami telah menerima dan menyelesaikan sejumlah laporan internal. Kerahasiaan adalah nomor satu. Semua detail dijaga dengan ketat dan hanya dibagikan untuk kebutuhan investigasi saja," ungkap John.
Dalam melakukan pelaporan melalui SPP, pelapor dapat memilih untuk mengungkapkan identitas atau tidak. Jika pelapor memilih untuk mengungkapkan identitasnya, tim investigasi akan berupaya menjalin komunikasi dengan pelapor terkait hasil penyelidikan tersebut. Namun, ada beberapa kasus di mana hasil investigasi tidak dapat disampaikan kepada pelapor, terutama jika pelapor memilih untuk tidak mengungkapkan identitas.
SPP diberlakukan bukan dengan tujuan merugikan pemangku kepentingan, melainkan sebagai tindakan untuk mencegah dan menangani situasi yang tidak diinginkan. Isu yang dilaporkan pun dapat berupa apa saja seperti: diskriminasi, kekerasan, keuntungan yang tidak adil, dugaan korupsi, dan sebagainya.
John optimis bahwa setiap laporan pasti dirahasiakan. “Kami sungguh-sungguh menjaga kerahasiaan setiap laporan. Memang, kita [masyarakat secara umum] cenderung sungkan untuk melaporkan berbagai pelanggaran di tempat kerja. Jadi, diperlukan kampanye untuk meyakinkan para pemangku kepentingan bahwa kerahasiaan laporan mereka dijamin oleh perusahaan."
Sebagai upaya untuk mendorong penggunaan SPP, TBS rutin mengadakan sesi sosialisasi dengan pemangku kepentingan secara berkala. Sosialisasi ini mencakup kriteria pelanggaran, serta penjelasan cara mengajukan laporan pelanggaran melalui situs web resmi TBS.
Kami harap para pemangku kepentingan TBS dapat memanfaatkan SPP ini dengan bijak. "Semua pihak dapat berpartisipasi membangun TBS melalui sistem pelaporan pelanggaran ini. Kami akan berupaya sebaik mungkin untuk menyelesaikan setiap laporan yang masuk," pungkas John.
